Hallo und herzlich willkommen zu meiner neuen Podcast-Folge.

Mein Name ist Ingo Wupperfeld, ich bin Unternehmensberater und BWL-Trainer und helfe anderen Menschen dabei, beruflich weiterzukommen durch gezielte kaufmännische Unterstützung durch Beratungs- und Bildungsleistungen.

Heute wird es um das Thema Reisekosten gehen.

Ja, also Reisen sind ein wichtiger Bestandteil des Geschäfts. Man muss Kunden besuchen, die Dienstleistungen beim Kunden verrichten, Fachmessen und Fortbildungen besuchen und alles ist mit Reisen verbunden.

Aber was gehört alles zu den Reisekosten und wie kann man das erfassen?

Eigentlich ganz einfach: Zu den Reisekosten zählen alle Kosten, die mit der Reise in Zusammenhang stehen. Und das wären vor allem

· Fahrtkosten, egal ob mit Bus, Bahn, Flugzeug oder Auto

· Übernachtungskosten;

· Außerdem zählen zu den Reisekosten auch Parkgebühren, Taxikosten oder auch Eintrittsgelder für die Fachmesse oder ähnliches dazu.

· Und dann hat man auch den Verpflegungsmehraufwand. Das sind eben jene Kosten, die einem zusätzlich entstehen, weil man beispielsweise nicht zu Hause das Abendbrot genießen kann, sondern stattdessen in einem Restaurant zu Abend isst.

Und gerade Existenzgründer, die bislang nichts mit solchen kaufmännischen Angelegenheiten zu tun hatten, müssen dann lernen, wie man das abrechnet.

Also bei der Bahnfahrt oder auch beim Flug gibt es eine Fahrkarte bzw. ein Flugticket und das ist der Beleg für die Reise. Sollte hier noch der Preis draufstehen, kann man dies auch als Beleg für die Buchhaltung nutzen. Ansonsten halt die Rechnung.

Für die Übernachtungen stellt das Hotel eine Rechnung aus, die hier als Beleg gilt und für das Taxi lässt man sich eine Quittung ausstellen. Ähnlich verfährt man bei den Parkgebühren oder auch beim Messeticket.

Aber was macht man, wenn man mit dem Auto gefahren ist und wie belegt man den Verpflegungsmehraufwand?

Bei Geschäftsreisen mit dem Auto muss man erst einmal unterscheiden: Handelt es sich um ein Firmenfahrzeug oder um ein privates Fahrzeug?

Also bei einem Firmenfahrzeug übernimmt das Unternehmen ohnehin schon die gesamten Unterhaltskosten wie Sprit, Kfz- Steuer und Kfz-Versicherung und auch Wartung und Instandhaltung. Von daher sind die Reisekosten schon abgegolten.

Wenn man aber eine Geschäftsreise mit dem privaten PKW unternimmt, kann man die gefahrenen Kilometer pauschal mit 30 Cent geltend machen.

Dazu habe ich ein Reisekostenformular entwickelt, womit Existenzgründer problemlos ihre Reisekosten abrechnen können. Man trägt einfach die Reisezeiten und die Kilometer ein und die Reisekosten werden automatisch errechnet.

Das gilt nicht nur für die Fahrtkosten, sondern auch gleichzeitig für den Verpflegungsmehraufwand.

Und außerdem kann man dann noch den Anlass der Reise ins Formular eintragen und man hat zugleich auch noch ein Fahrtenbuch, womit man einen Belege für die Reisen hat, die man bei einer Betriebsprüfung vorlegen kann.

Das Reisekostenformular ist ein Excel-Formular und ich stelle es Ihnen kostenlos zur Verfügung. In der Beschreibung habe ich Ihnen einen Link mit angegeben, wo Sie sich dies herunterladen können (https://info.iw-beratung.de/reisekosten).

So. Das wars dann auch schon wieder für heute.

Ich hoffe, es hat Ihnen gefallen und ich freue mich bis zum nächsten Mal.

Tschüss

Ihr

Ingo Wupperfeld